הגעתם לרגע בו אתם מציינים אירוע משמח וזה ללא ספק אחת הסיטואציות המרגשות. המציאות בשטח מלמדת שהשלבים המוקדמים ביותר, אלו שמתרחשים עוד לפני שיוצאים מהבית לראות לוקיישנים.
הם אלו שיקבעו האם הערב שלכם יהיה הצלחה מטורפת או רצף של אירועים שפחות תרצו להיזכר בהם עם השנים. ישנן לא מעט טעויות בתכנון אירוע ואנחנו באנו לעזור לכם לא לעשות אותן.
למה בחירת ספקים מוקדמת מדי יוצרת בעיות?
כאשר מדובר על טעויות בתכנון אירוע אחת מהן היא חתימה על חוזים מול ספקי שירות לפני שיש באמת מושג מה אנחנו רוצים. אתם עלולים לגלות שהצלם המוכשר שסגרתם בכלל לא פנוי בתאריך שהאולם היחיד שאהבתם מציע לכם.
מעבר לבעיית הזמינות, ספקים מסוימים דורשים תשתית טכנית ספציפית. ישנו סדר פעולות בהפקת אירוע ואם תסגרו מופע המצריך טכניקה מסוימת ואז תבחרו במקום עם מגבלות חשמל או גובה תקרה, תמצאו את עצמכם משלמים קנסות ביטול או מתפשרים על איכות התוצאה. אם האירוע הוא אירוע עסקי ואתם מחפשים השראה לפעילויות גיבוש לעובדים שלכם, כדאי לבדוק רעיונות לאירועי חברה בצפון שיכולים להתאים למגוון סוגים של מקומות.
חשוב לשים לב לפרטים הקטנים
תכנון אירוע דורש הסתכלות רחבה לצד ירידה לפרטים הקטנים ביותר. לעיתים דווקא הנקודות הלוגיסטיות הבסיסיות הן אלו שיוצרות את הפער בין אירוע חלק לבין אירוע שמלווה בעיכובים והפתעות. כאשר מקדישים זמן לבחינה מוקדמת של התנאים בשטח, הצרכים של הספקים והדרישות התפעוליות, ניתן למנוע תקלות ולהבטיח זרימה נכונה לאורך כל האירוע. תכנון מוקדם ומדויק מאפשר לכם לשלוט בפרטים ולבנות חוויה שמרגישה שלמה ומאורגנת.
האם המקום כולל מטבח מאובזר?
אנשים רבים סוגרים קייטרינג חיצוני לפני בדיקה של התנאים הקיימים במקום. חשוב להבין האם יש מטבח מתאים או שיש צורך בהקמה של מטבח שטח, מה שמשפיע על התקציב ועל ההיערכות.
האם נדרש פתרון לינה או אירוח לצוות?
באירועים בטבע או במיקומים מרוחקים, יש צורך לתת מענה לצוות התפעול ולעיתים גם לאורחים. פתרונות כמו מבנים ניידים לאירועים יכולים להיות חלק משמעותי מההיערכות.
האם התנאים בשטח תומכים בהקמה?
תנאי השטח משפיעים על כל שלבי ההקמה. יש לבחון גישה, תשתיות, חיבור לחשמל ולמים, ולוודא שהמקום מתאים לדרישות האירוע.
האם כל הפרטים נבדקו כבר בשלב הרעיון?
ככל שמקדימים לבדוק את ההיבטים הלוגיסטיים, כך ניתן למנוע הפתעות בהמשך. תכנון שמתחיל כבר בשלב הרעיון מאפשר קבלת החלטות מדויקת יותר לאורך הדרך.
התעלמות מתקציב אמיתי ולא משוער
תכנון אירוע נכון מתחיל תמיד במספרים ולא בתחושות בטן. אנשים רבים נוקבים במספר כללי שנראה להם הגיוני אך שוכחים להכניס למשוואה הוצאות כמו אבטחה, רישוי, ביטוחים וטיפים לנותני שירות. ללא רשימה מפורטת הכוללת מרווח ביטחון של 10 עד 15 אחוז להוצאות שאינן צפויות אתם עלולים למצוא את עצמכם עם חור בכיס עוד לפני שהדפסתם את ההזמנות. כאשר בוחנים גני אירועים למשל, המחיר למנה הוא רק קצה הקרחון ויש להבין את העלויות הנלוות מסביב.
כדי להבטיח בחירת מקום ללא טעויות בתכנון אירוע שתהיה מוצלחת כלכלית עליכם להגדיר מראש מהם סדרי העדיפויות שלכם. האם האוכל הוא מרכז האירוע? האם העיצוב הוא המרכיב החשוב ביותר? ללא חלוקה ברורה של תקציב לאירוע אתם עלולים לבזבז סכום מיותר ומשמעותי שיכל ללכת למקום אחר על עיצוב פרחים שלא רציתם בכלל או על אלמנטים שלא קשורים אליכם.
איך תכנון נכון חוסך שינויים של הרגע האחרון?
היכולת לדעת לבצע ניהול הפקת אירוע בצורה חלקה תלויה בהרבה דברים. ארגון אירוע מצריך מכם לא מעט ידע, היכרות עם סוג האורחים ובאופן כללי גם קצת רקע מעולם האירועים כדי להבין לאן לשייך כל דבר.
במסגרת הפקת האירוע וכדי להימנע בכלל מהנושא של טעויות בתכנון אירוע כדאי לעבוד לפי צ'ק ליסט מסודר:
- הגדירו את מטרת החגיגה כאשר אתם בשלבי בחירת מקום לאירוע
- דאגו לרשימת מוזמנים ראשונית
- קבעו טווח תאריכים אפשריים לפני פנייה אל ספקים
- הגדירו את מטרת האירוע
- הגדירו את סגנון האירוע
- דאגו לאיש קשר אחראי שיסייע בתהליך תכנון אירוע מאפס
הקפדה על סדר פעולות בהפקת האירוע והימנעות גם מאותן טעויות נפוצות באירועים היא זו שמבדילה בין חובבנות למקצוענות. גם כאשר מדובר על תכנון אירוע משפחתי או אירוע עסקי. חשוב שפשוט תדעו לעשות את דברים נכון.
